Vous êtes doté.e d’un solide sens de l’organisation, d’une plume agile et jonglez habilement entre plusieurs dossiers ? Nous recherchons vos compétences pour notre poste d’ajoint.e à la direction. Votre mission : gérer les opérations courantes (traitement des appels et des courriels ; tenue et mise à jour de l’agenda et des contacts de la directrice générale ; classement, archivage, etc.) et apporter un soutien administratif à la direction et, ponctuellement, au reste de l’équipe.
Qui sommes-nous ?
Institution muséale reconnue dans son milieu, le Musée régional de Rimouski est une organisation en pleine effervescence qui travaille sur plusieurs projets majeurs, dont sa première exposition permanente qui sera dévoilée en 2024. Atout non négligeable : l’équipe du Musée est composée d’humains bienveillants, dynamiques, qui veillent à entretenir une ambiance conviviale !
Votre mission
1. Gestion des opérations courantes
- Traiter les appels et les courriels;
- Organiser, coordonner et gérer l’agenda de la directrice générale;
- Tenir à jour la base de données des contacts de la direction générale;
- Rédiger et préparer divers documents et correspondance en français;
- Assurer l’entrée de données, le classement et l’archivage efficace des dossiers de la direction générale;
- Assurer un suivi de tous les documents soumis pour signature et approbation;
- Assister dans le suivi des projets, des échéances et des dépenses.
2. Soutien administratif
- Voir à l’organisation de comités et des conseils d’administration, la préparation de l’ordre du jour des réunions ainsi qu’à la documentation requise et les suivis nécessaires;
- Être le point de contact entre la direction, les comités, le conseil d’administration et les employés;
- Aider à la préparation de rapports réguliers et les redditions de comptes des subventions;
- Soutenir l’équipe dans la mise en place et le maintien du système de classement et d’archivage des dossiers.
Votre contexte de travail
- Temps partiel: 15h/semaine
- Gestion de l’horaire de travail flexible
- Travail à distance, mais peut occasionnellement travailler au bureau
- Possibilité de formation sur mesure ou de perfectionnement professionnel
- REER
- Assurances collectives
- Taux horaire suivant les qualifications et l’échelle salariale en vigueur
Profil recherché
Parce que nous souhaitons une équipe forte et complémentaire, voici nos souhaits pour le profil de notre futur.e collègue adjoint.e à la direction :
- Formation pertinente (bureautique, administration, gestion ou l’équivalent) avec un minimum d’expérience dans un poste similaire;
- Connaissances de MS Office (principalement Excel, Word et PowerPoint).
- Connaissance des outils de travail collaboratif, un atout;
- Grande habileté de rédaction et de planification;
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
Envie d’en savoir plus ? Consultez la description détaillée de l’offre d’emploi.
Pour rejoindre notre équipe, envoyez-nous votre curriculum vitae accompagné d’une lettre d’intérêt à [email protected]
Entrée en fonction : dès que possible.
L’appel à candidatures est ouvert jusqu’à ce que le poste soit comblé.
